Účtenky, na kterých se vydělává nejmíň
Sto korun za parkovné zabere účetní stejně práce jako faktura za sto tisíc. Proto jsme model trénovali především na účtenkách — na termopapíru, v šeru, zmuchlaných a nafocených mobilem na stole v kanceláři.
Účtenka nemá dvakrát stejný formát
Faktura má hlavičku, tabulku a patičku. Účtenka má, co jí zrovna vyjelo z tiskárny — a často to po týdnu v kapse ani není celé čitelné.
Na co jsme model učili
- Termopapír — vybledlý text, šedé na šedém
- Pomačkané a přeložené doklady
- Focené pod lampou, pod úhlem, se stínem ruky
- Útržky, kde chybí půlka patičky
Co z nich dostaneme
- Dodavatele podle IČ, i když je vytištěné drobně dole
- Rekapitulaci DPH včetně více sazeb na jednom dokladu
- Zaokrouhlení a spropitné — jinak doklad nesedí na haléře
- Způsob úhrady — hotově, nebo kartou
Rozdíl, na kterém se dá snadno naúčtovat dvakrát
Účtenka placená hotově je pokladní doklad. Účtenka placená kartou ale není — peníze odešly z účtu a objeví se ve výpisu. Kdyby se zaúčtovala jako pokladní výdaj, je ten náklad v účetnictví dvakrát.
Placeno hotově
Jde do pokladny, do té, kterou účetní pro klienta určí. Pokladny načítáme přímo z jeho účetního systému, nevypisují se ručně.
Placeno kartou
Jde na interní doklad. Pohyb na účtu se spáruje až z bankovního výpisu — náklad je v účetnictví právě jednou.
Celý měsíc účtenek najednou
Nejhorší na účtenkách není vytěžení, ale manipulace. Proto je cesta dovnitř stavěná na množství, ne na jeden doklad.
Mobil
Klient fotí jednu za druhou, aplikace nečeká na nahrání. Třicet účtenek za pár minut u stolu.
Skener
Šanon do podavače. Vícestránkovou dávku systém sám rozdělí na jednotlivé doklady — nemusíte skenovat po jednom.
Duplicity
Stejná účtenka vyfocená dvakrát nebo poslaná e-mailem i v krabici se spáruje a systém upozorní dřív, než se zaúčtuje.
Časté dotazy
Kolik stojí vytěžení účtenky?
3 Kč, stejně jako běžná faktura — a účtuje se až ve chvíli, kdy je doklad zapsaný v účetnictví.
Co když je účtenka nečitelná?
Co model nepřečte, označí jako nejisté a účetní to doplní. Doklad, který se nepodaří zapsat, nic nestojí.
Musí klient něco instalovat?
Ne. Mobilní aplikace se otevře v prohlížeči a dá se přidat na plochu telefonu jako ikona. Žádný obchod s aplikacemi.
Poznáte víc sazeb DPH na jedné účtence?
Ano — typicky u gastro a drogerie. Rekapitulaci čteme po sazbách, ne jako jednu částku.
Máte klienta, co nosí krabici?
Přineste ji. Uvidíte, kolik z ní vypadne hotových dokladů — a kolik na vás zbude práce.