Vytěžování faktur včetně položek
Většina nástrojů přečte z faktury hlavičku — dodavatele, datum, částku a variabilní symbol. To je ta snadnější polovina práce. My čteme i rekapitulaci DPH a jednotlivé řádky a párujeme je na skladové karty ve vašem účetním systému.
Tři vrstvy, ne jedna
Faktura není jen pět údajů v hlavičce. Aby šla zaúčtovat bez doplňování, musí sedět i daňová rekapitulace a u skladových faktur každý řádek.
Hlavička
Dodavatel s IČ a DIČ, číslo dokladu, variabilní a konstantní symbol, datum vystavení, DUZP, splatnost, měna a kurz, celkové částky.
Rekapitulace DPH
Základ a daň pro každou sazbu zvlášť, zaokrouhlení, přenesená daňová povinnost. Bez toho doklad v účetnictví nesedí na haléře.
Položky
Název, množství, jednotka, jednotková cena, sazba DPH a kód zboží u každého řádku — ať jich je pět nebo sto dvacet.
Párování na skladové karty
Tohle je práce, kterou dnes dělá účetní ručně řádek po řádku, nebo se neděje vůbec a sklad se vede „od oka".
- Párujeme třístupňově — nejdřív podle kódu karty, pak podle EAN, nakonec podle názvu
- Shoda názvu je slabší signál, a tak ji označíme a účetní ji potvrdí; kód a EAN jsou jednoznačné
- Karty čteme z vašeho systému, ne z nějakého našeho katalogu — párujeme na to, co klient opravdu má
- Faktura se zapíše se skladovými vazbami, takže příjemka je na jedno kliknutí
Pro koho to dává smysl
Klienti, u kterých je na faktuře víc než jeden řádek a zboží prochází skladem:
- e-shopy a velkoobchody
- gastro provozy s denními dodávkami
- výroba nakupující materiál
Účetní nečte fakturu znovu — čte jen to, co je nejisté
Doklad a vytěžená data jsou vedle sebe na jedné obrazovce. U každého pole víme, jak moc si jím model je jistý, a podle toho ho barevně označíme. Oko jde rovnou tam, kde je potřeba.
Pravidla per klient
Předkontace, středisko, zakázka i členění DPH se doplní podle pravidel, která si pro klienta jednou nastavíte.
Dodavatel z adresáře
Párujeme podle IČ a DIČ na adresář ve vašem účetnictví. Nový dodavatel se založí, známý se použije.
Kontrola duplicit
Stejná faktura poslaná dvakrát se pozná podle čísla dokladu a dodavatele — a do účetnictví se nedostane podruhé.
Časté dotazy
Zvládnete i faktury se stovkou položek?
Ano. Cena je za doklad, ne za řádek — faktura se skladovými položkami stojí 10 Kč bez ohledu na to, kolik jich je.
Co když dodavatel pošle ISDOC?
Strukturovaný doklad umíme načíst přímo, bez vytěžování. Je to přesnější i rychlejší než PDF.
Poznáte fakturu v cizí měně?
Ano, včetně kurzu. Bez měny a kurzu by se doklad v EUR zapsal, jako by šlo o koruny — to je přesně ten druh chyby, který se hledá těžko.
A co faktury, které nemají položky?
Běžná faktura bez skladových položek stojí 3 Kč. Neplatíte za funkci, kterou u daného dokladu nevyužijete.
Zkuste to na svých fakturách
Přineste tři šanony. Za třicet minut uvidíte, co z nich vypadne — včetně těch skladových, kterých se ostatní nástroje nedotknou.